Las precauciones del Administrador en la redacción del Acta de la Junta

Juan Manuel Carreras Marañas – Magistrado-

Aun cuando la redacción y confección del acta de la junta de propietarios no es una función expresamente atribuida por el art 20 LPH al Administrador, resulta evidente que, bien sea por sus funciones como Secretario, bien sea en aplicación del art 20-1-f LPH, de ordinario será el Administrador quien confeccione el acta de la junta. En todo caso, es manifiesto que de su corrección depende un adecuado gobierno de la comunidad y evita litigios y conflictos entre los propietarios y la comunidad o entre la comunidad y terceros.

1.- Cuestiones formales.

·        Salvo que los estatutos, el título constitutivo o un acuerdo unánime fijen un lugar expreso de celebración, la junta puede celebrarse en lugar distinto al de ubicación de la finca, pues no es de aplicación la legislación mercantil para las juntas de accionistas; y ello siempre que no se altere el fuero territorial en caso de litigio a los efectos del art 52-1-8 LECV, dado que se trata de un fuero imperativo.

·         La junta podrá ser convocada por las personas designadas en el art 16 LPH y sin que se excluya a los propietarios morosos, pues la limitación de derechos debe de interpretarse de forma restrictiva y la LPH  solo se refiere al voto y no a otros derechos como hacer uso de al palabrea o convocar una junta.

·        La representación puede ser por poder general, por poder especial con indicación del sentido del voto, por mero escrito firmado o incluso de forma verbal, pero en este caso se precisa ratificación del poderdante y no se precisa unir copia de los documentos de apoderamiento (STS de 25-02-1988) y bastará con que el Secretario/ Admiantrador refleje la representación en el acta, pues un propietario representando es un propietario presente a los efectos de posible impugnación.

·        No debe de incluirse ni como punto del orden del día, ni como primer acuerdo de la junta la aprobación de los acuerdos de la junta anterior, pues los acuerdos se adoptan en el sentido votado en la misma junta o, en su caso, cuando se obtenga las mayorías precisa a los efectos del art 17 LPH sobre el cómputo del voto del ausente que puede ser “presunto” ( positivo si no se opone en 30 días) o negativo si así lo indica de manera expresa. Tampoco es preciso hacer lectura del acta anterior, salvo que se precise de alguna aclaración, rectificación o complemento forma de errores a los efectos del art 19LPH, pero nunca se puede cambiar lo acordado.

·        En el apartado de ruegos y preguntas no es posible adoptar acuerdos ( SAP de Asturias, secc 7ª de 25-05-2015) y no debe de admitirse que los propietarios aporten documentos para justificar su voto.

·        El idioma del acta será en la lengua oficial del Estado y también es posible en alguna de las lenguas autonómicas oficiales e incluso puede ser válida si así se acuerda en idioma extranjero( STS de 15-11-2002)

·        No es admisible la votación secreta ( STS de 17-21-2001), pues no se puede computar la cuota de participación y solo como excepción podría hacerse en una comunidad de cuatro propietarios con la misma cuota( 25%).

2.- Contenido del acta.

EL contenido del acta debe de ajustarse de la forma los más precisa posible a lo dispuesto en el art 19  LPH, el cual, además de los requisitos externos ( art 19-2 a-e LPH), se refiera a la constancia de los acuerdos ( art 19-2-f LPH) y  al resultado de las votaciones. En concreto, establece que el acta incluirá: “Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen”. Ello supone que debe de evitarse recoger intervenciones de los propietarios ajenas al acuerdo debatido, expresiones ofensivas entre propietarios, comentarios jocosos o irónicos sin relevancia; y en definitiva es ajena  al acta toda cuestión y/o intervención que no tenga como finalidad directa justificar el voto del propietario o convencer a otros propietarios de la necesidad de adoptar el acuerdo en uno u otro sentido. Al respecto, deben de establecerse las siguientes pautas de actuación:

·        Deben de evitarse incluir en el acta la expresiones o describir actos que no solo puedan ser un ilícito penal( injurias/ calumnias), sino que puedan afectar al honor o a la imagen de otros propietarios; y ello sin perjuicio de que el Tribunal Supremo ha excluido la condena al Administrador en las demanda de protección del honor, cuando ha habido un litigio derivado de recoger en el acta expresiones ofensivas parta alguno de los propietarios ( SSTS de 20-07-2011, 30-12-2010, 3-06-2009, 2-10-2008).

·        Es esencial la indicación de propietarios asistentes por si o representados y la cuota de participación, pues el sistema de acuerdos es el de “doble mayoría”: propietarios y cuotas y, aunque no se ha considerado es esencial si no afecta al resultado de la votación, es muy aconsejable indicar el sentido del voto de cada propietario, con indicación de los votos a favor y en contra.

·        En todo caso, es esencial e insubsanable el reflejo del resultado preciso de la votación, con indicación de los votos a favor y de los votos en contra y la cuota de participación que representa cada voto ( SSAP de Málaga, secc. 4ª de 8-02-2011; Madrid, secc 21 ª 23-06-2010 y secc 13ª de 28-07-2009)

·        También es muy importante consignar con claridad el contenido expreso de cada acuerdo de manera simple, exhaustiva y diáfana, sin interlocuciones, largas frases o expresiones ajenas a lo que supone un acuerdo y sin preámbulos, exposiciones previas, justificaciones o circunloquios y sin necesidad de una referencia pormenorizada de las intervenciones de cada propietario.

3.- Firma de acta. Procede indicar las siguientes cuestiones

·        La falta de firma del Presidente y del Secretario son defectos del acta sobre los que se mantiene una clara divergencia jurisprudencial. Así, un sector entiende que esa falta de firma es defecto insubsanable y que el  acta no firmada es nula, pues la firmas son necesarias para el cierre del acta a los efectos del art 19 LPH ( STS 22-12-2009; SSAP de Barcelona, secc 11ª de 13-03-2006 y secc 1ª de 27-12-2005). Otras resoluciones entienden que el acta sin la firma del Administrador  no es motivo de nulidad ( SSAP de Madrid secc 21ª de 14-10-2010; secc 12ª de 7-07-2010 y 2-12-2009, secc 9ª de 29-09-2008) y que en todo caso puede subsanarse si se acredita en el juicio la  realidad de los acuerdos o se ratifican. Más recientemente  el Tribunal Supremo indica que no produce la nulidad de la junta y de los acuerdos que contienen la falta de las firmas de Presidente y/o Administrador y que el defecto es subsanable en la siguiente junta ( STS de 20-04-2015)

·        No es necesaria la firma de los propietarios asistentes a las juntas para el  cierre del acta ( STS de 22-12-2009)

4.- Libro de actas. Sobre esta cuestión del libro de actas, a que se refiere el art 19-1 LPH y su diligenciamiento, la Dirección General de los Registros y del Notariado ha establecido algunas resoluciones de interés.

·        No es posible la legalización de un nuevo libro de actas al no considerarse la no devolución del anterior por el  Administrador destituido como una sustracción pese a que se acreditó mediante denuncia. (R DGRN de 28-07-2014)

·        Se suspende la legalización de un libro de actas de una comunidad presentado por quien dice ser el Administrador y alegando el extravío del libro anterior ante la presentación posterior del libro extraviado pro quien acredita ser el Administrador ( RDGRN de 6-08-2014)

·        Es suficiente acreditar la formalización del título constitutivo de una comunidad de propietarios con elementos comunes para legalizar su libro de actas, aunque no conste en escritura pública el título, ni esté inscrito en el registro. ( RDGRN de 8-08-2014).

 

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