Sergio Ruiz, director comercial de Ivnosys Soluciones

“CAFirma nace para que los Administradores de Fincas Colegiados puedan empezar a comunicarse con la Administración Pública de forma ágil, segura y automatizada, sin que el proceso de adaptación suponga una carga extra de trabajo para los despachos”

Después de la entrada en vigor de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, los Administradores de Fincas Colegiados están obligados a gestionar electrónicamente la comunicación entre las comunidades de propietarios y las Administraciones Públicas. Para facilitar el trabajo a los profesionales colegiados, el CGCAFE ha firmado este mismo año un convenio con CAFirma, una plataforma avalada técnica y jurídicamente, que centraliza certificados digitales y automatiza la gestión de notificaciones electrónicas.

Sergio Ruiz, director comercial de Ivnosys Soluciones y empresa encargada de desarrollar CAFirma, explica por qué motivos la centralización de certificados y la gestión automatizada de las notificaciones electrónicas es la mejor forma de adaptarse al nuevo marco legal. “Con CAFirma los Administradores Colegiados simplifican el proceso de adaptación a la comunicación electrónica, ya que obtienen los certificados digitales de sus comunidades con todas las garantías y con validez en todo el territorio nacional, evitando desplazamientos y sin que todo ello suponga una pérdida de recursos para los profesionales”, ha asegurado Ruiz.

“Solo se necesitan tres documentos, todos muy sencillos de recopilar: el CIF de la comunidad administrada, la copia del acta de nombramiento del Administrador y la primera hoja del libro de actas

¿Cómo da respuesta CAFirma a la nueva normativa que obliga a la gestión electrónica de las notificaciones ?

CAFirma nace para que los Administradores de Fincas Colegiados puedan empezar a comunicarse con la Administración Pública de forma ágil, segura y automatizada, sin que el proceso de adaptación suponga una carga extra de trabajo para los despachos. La plataforma permite obtener las notificaciones obligatorias de todas las fincas de manera centralizada, optimizando así los recursos de los Administradores Colegiados, que no tienen que consultar manualmente todos los buzones electrónicos. Además, agiliza la tramitación de los certificados digitales, que se obtienen cómodamente y evitando desplazamientos para Administradores o presidentes de comunidades.

¿Cuál es el alcance real de esta norma? ¿Es suficiente dar solución al problema de las notificaciones con la Agencia Tributaria?

Realmente la nueva ley del Procedimiento Administrativo Común obliga a las comunidades de propietarios a comunicarse con todos los organismos públicos de forma digital, no solo con la Agencia Tributaria. CAFirma gestiona desde una única plataforma todas las notificaciones emitidas también por la Seguridad Social, por la Administración General del Estado y por diferentes comunidades autónomas, organismos provinciales y ayuntamientos, estén o no estén incluidos en el 060. Esto es clave, porque no todas las administraciones van a emitir notificaciones por el 060. Por este motivo, Ivnosys está en constante desarrollo e integración con todas las administraciones para que el Administrador de Fincas Colegiado pueda contactar electrónicamente con todos los organismos.

¿Por qué se ha optado por una solución que almacena los certificados en la nube?

Por comodidad y, sobre todo, por seguridad. Al custodiar los certificados en la nube, los certificados están disponibles en todo momento, se pueden utilizar desde cualquier dispositivo, se evitan riesgos por posibles pérdidas o robos y, muy importante, no existe límite de almacenamiento. CAFirma permite emitir, centralizar y gestionar tantos certificados, como comunidades de fincas se administren. Gestionar este volumen de certificados desde el navegador, accediendo uno a uno a todos los buzones electrónicos de cada administración, sería inasumible, por tiempo y por recursos.

“Al empezar a operar con CAFirma, ofrecemos un servicio de soporte que proporciona atención personalizada y, próximamente, ayudaremos con cursos online periódicos en nuestra web y microvídeos para acompañar al Administrador en todo el proceso”

Además, como te comentaba la seguridad, también es un punto a favor. Otros prestadores de servicio no tienen la posibilidad de centralizar directamente los certificados digitales en la nube y, por tanto, no pueden garantizar los mismos estándares de seguridad. CAFirma, en cambio, es una solución desarrollada por una empresa especializada y con experiencia precisamente en centralización de certificados digitales, seguridad y transformación digital.

¿Qué incluye el precio de este servicio?

El precio de CAFirma no incluye únicamente la emisión del certificado. Engloba la emisión del certificado sin desplazamientos, su centralización y custodia en la plataforma, la atención al cliente y el soporte necesario y, además, el gestor de notificaciones automatizado. Con otras opciones, como el certificado de la FNMT, se obtendría el certificado de forma gratuita, pero el Administrador tendría que desplazarse, instalarlo y, luego, gestionar uno a uno todos los buzones, con la consiguiente pérdida de horas de trabajo. Con CAFirma, los Administradores ahorran todos estos recursos y el precio de la plataforma, como se trata de una nueva competencia para los Administradores, se podría repercutir a las comunidades de vecinos.

“Con CAFirma, el Administrador recibe notificaciones de cualquier organismo automáticamente, no solo de aquellos incluidos en el 060. Otras soluciones, en cambio, solo se comprometen a vigilar las notificaciones por ti y a emitir avisos”

¿Se puede repercutir este servicio directamente a las comunidades de vecinos?

Como hemos observado que es una opción demandada por los Administradores, hemos planteado dos formas diferentes de presupuestar CAFirma: directamente a cada una de las comunidades de vecinos que nos indique el profesional o a la empresa del Administrador Colegiado. Para obtener un presupuesto personalizado sin compromiso, solo es necesario contactar a través de la web de CAFirma o de los canales de comunicación disponibles.

“Los certificados se emiten directamente a los Administradores, les identifican como representantes de sus fincas ante la Administración Pública y, por tanto, tiene plena capacidad para la gestión de trámite electrónicos”

En el caso de que se presupueste CAFirma directamente al Administrador, el despacho profesional se beneficiaría de un precio por certificado escalado, que disminuiría conforme se solicitaran más certificados digitales.

¿Qué papel tienen las comunidades de propietarios para dar de alta la plataforma?

Los Administradores no dependerán de los presidentes de las comunidades para poner en marcha la plataforma. Para obtener los certificados digitales de cada finca, ni el Presidente, ni el Administrador tendrán que desplazarse para hacer ningún trámite. Solo se necesitan tres documentos, todos muy sencillos de recopilar: el CIF de la comunidad administrada, la copia del acta en la que se faculta al Administrador para enviar y recibir las notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas y la primera hoja del libro de actas.

Además, si se plantea alguna duda al empezar a operar con CAFirma, ofrecemos un servicio de soporte que proporciona atención personalizada y, próximamente, ayudaremos todavía más a los Administradores con cursos online periódicos en nuestra web y microvídeos para acompañar al Administrador en todo el proceso.

¿Los certificados emitidos no están, entonces, a nombre del Presidente de cada comunidad?

Los certificados se emiten directamente a los Administradores, les identifican como representantes de sus fincas ante la Administración Pública y, por tanto, tiene plena capacidad para la gestión de trámite electrónicos. De esta forma, además, garantizamos que es el colegiado el único que maneja su cartera de clientes y toda su información comercial. En cambio, otras soluciones del mercado optan por un sistema de apoderamiento del certificado. De esta manera ni el Administrador, ni la finca tienen la posibilidad de gestionar el certificado, que dependerá únicamente de la empresa que se encargue del servicio. Asimismo, con el sistema de apoderamiento, siempre sería necesario que el Presidente de la finca esté vigente. Si el presidente de la comunidad cambia, algo que ocurre habitualmente, el Administrador tendrá que tramitar un nuevo certificado y perderá recursos adicionales.

¿Que se diferencias destacaría con relación a otras soluciones?

No existen plataformas con las mismas características y los mismos estándares de seguridad. La tecnología que ha desarrollado Ivnosys es líder en el mercado y ya se utiliza en más de 300.000 empresas, entre ellas grandes cuentas y, sobre todo, en asesorías y despachos profesionales. Por tanto, no existe ninguna plataforma similar en el mercado.

Con CAFirma, el Administrador recibe notificaciones de cualquier organismo automáticamente, no solo de aquellos incluidos en el 060. Otras soluciones, en cambio, solo se comprometen a vigilar las notificaciones por ti y a emitir avisos. Además, somos la única solución que cuenta el respaldo del CGCAFE. Para desarrollar nuestra plataforma, desde el primer minuto, nos pusimos en contacto con el Consejo, que ha testado y avalado técnica y jurídicamente la solución.

¿Cuánto tiempo lleva este certificado en el mercado y qué grado de implantación tiene?

Los certificados centralizados en CAFirma tienen total validez jurídica y están avalados por la experiencia de Camerfirma, una empresa prestadora de servicios de certificación y organismo de confianza en las transacciones electrónicas, con más de 30 años de experiencia en el mercado nacional e internacional. Camerfirma, con el respaldo de las Cámaras de Comercio, junto con la FNMT son los organismos con mayor difusión y reconocimiento en la emisión de certificados en nuestro país.

A su vez, Camerfirma no solo hace posible la obtención del certificado digital de forma ágil y sin necesidad de desplazamientos. Gracias a la experiencia de Ivnosys como proveedor de referencia de Camerfirma, centralizamos directamente los certificados en la nube, garantizando así mayor seguridad, y proporcionamos a los Administradores Colegiados certificados con validez en todo el territorio nacional. Otros prestadores no tienen la misma validez, ni el mismo reconocimiento para los certificados”.

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